所谓，就是通过收集、组织、记录电子文件信息并对其进行分类，以便于电子文件的保存、检索、使用及处置的智能化应用系统。与传统文件管理模式对比，它具有较高的兼容性、高效性及安全性，深得各大企业的一致好评，而选择该类系统时应该关注哪些要素，以保证所选系统的适宜性？
1、系统运行的稳定性
由于电子文件管理系统所需处理及储存的文件种类及数量众多，使用人员也较多，为了避免使用过程卡顿、死机等问题，保证流畅、快速的运行，选择时务必关注其系统的稳定性能是否良好，是否拥有足够大的系统运行空间等问题。
2、系统操作的便捷性
可以说稳定性好的电子文件管理系统是基于服务企业管理、便捷员工工作而被选购的，因此相关采购人员务必在系统操作的便捷性上严格把关，确保其使用方法简单易懂，各功能模块之间分工明细，以此确保操作人员可较快上手并熟练使用。
3、系统价格的合理性
相信每个企业在采购任何设备或软件时，都希望可以用较低的价格购买到更适宜的设备，以此服务于企业的成本管控工作的执行。因此采购先进的电子文件管理系统时，还需关注其报价与购买预算是否相符，同时进行同性能或者类似性能系统开发企业的价格对比，确保该系统价格的合理性，确定是否可购入问题。
为了更好地促进企业的全面可持续发展，企业还需做好相关的风险规避措施，而电子文件管理系统除了作为电子文件管理的主要途径，也是保证文件行政有效性及法律凭证性的重要手段，通过时间轴管理对各类文件的全生命周期进行实时监控，必要时可起到维护公司效益的关键作用。而基于该系统如此重要的作用，企业在选择时务必从其稳定性、便捷性及价格合理性等诸多方面谨慎考量。