随着电子现代化技术的发展，产生了电子照片，将照片上的像素以数字代码的形式记录下来，并以文件为单位存储在计算机磁盘或cd-rom介质中。照片文件的存储格式包括未压缩格式、jpeg、gif等压缩格式。照片以bmp文件格式存储，图像保真度好，不失真，但需要较大的存储空间，下面一起来了解一下使用电子证照管理系统保管照片的优势有哪些？
1、确保照片文件的完整性和长久性
传统照片文件容易损坏且不易保存，有些照片没有底片一旦损坏就无法恢复。在电脑上复制电子照片文件非常容易，而且复制的和原件一模一样可以多做几份备份。电子照片文件一旦损坏可随时恢复，还可以收集电子照片文件并将其刻录到cd中进行存储。在保存过程中电子照片的图像效果不会产生任何损失，理论上可以无限期保存。
2、建立正规的计算机数据库
档案馆建设环境有待进一步完善，一个数据库记录对应一张照片。数据库字段可能包括胶片编号、照片文件编号、时间、地点、主题、人物、背景、摄影师、存储期限、保密级别、参考编号、指针等项目。胶片编号字段记录照片的编号消极的；照片档案编号栏记录传统纸质照片的档案编号；时间、地点、人物、背景和摄影师是照片文件的文字描述。可以使用这个数据库来管理、查询和利用电子照片。该软件通过创建相册来组织和管理电子照片，其提供一系列功能，帮助音像档案管理者完成音像档案的收集、归档、利用等全生命周期的业务操作，同时为用户提供了多种访问档案的方式。在这个软件中转换相册非常方便，电子照片的检索和使用也非常方便。
总而言之，使用电子证照管理系统保管照片的优势有确保照片文件的完整性和长久性，建立正规的计算机数据库。在jpeg等压缩格式的存储中，存储空间较小，但对图像的效果可能会有一定的损失。以这些格式存储的照片文件可以用特殊软件打开并显示在屏幕上，也可以用打印机打印出来。