科学技术的迅猛发展促使数字时代的到来，以往的纸质文档管理已经不能满足人们的现实需求，成为新时期大多数人的新选择，为档案工作的开展提供了经验智慧和动力来源。评价高的电子文档管理系统能够根据电子文档特点，构建全方位、立体化的安全防护措施，实现文档管理的规范化和智能化。使用此系统的优势接下来将进行详细的阐释。
1、统一管理文档避免文件重复
若使用该系统能够实现对文档的监测避免文件出现重复的情况，这样则可以有效地保障储存空间较大程度的开发和利用。在文档管理的过程中，能够准确识别相同的文件并提醒用户保存已修改过的文档，以免重复文件过多造成文档繁多杂乱或者寻找不便。
2、方便查找到所需要的文档
电子文档管理系统能够将电子文件进行统一的分档管理保存，规范文档管理的维度并实现较准确的授权访问，以便有效控制熟知范围，使其在文档在线编辑的过程中留痕，方便客户快速查寻到所需要的文档，实现快速定位、迅速查找，能够有效提升员工的工作效率。
3、能确保文件保存的安全性
该系统在对文档进行管理时，能够确保文档保存的安全性。有口碑的电子文档管理系统大都采用自动电子水印技术，在文件中将生成和使用的相关信息进行嵌入和提取，能够实现文档源头的标注和可追溯性，并且含有防复制底纹，从而在源头上保证文档存储的安全性。
电子文档管理系统的使用优势正如前文中所阐述的内容，能够帮助用户快速准确的查找到自己所需要的文档信息，同时确保文档存储的安全性以此实现文档的统一管理，帮助办公人员节约电脑储存空间，提升工作效率。打算使用此系统的个人或团体，可以基于现实层面的考究，根据其优势和特点，实现对电子文档的高效管理。