所带来的便利性与传统文档相比大大提高，如人们在没有新媒体前对一个问题有所疑惑则需要在大量的图书以及资料中搜索答案，但如今使用新媒体的人们仅需打开一个搜索引擎即可快速获得答案，即是新媒体的作用。但相较于归纳完成后使用的方便而言，在数据归档前所需进行的工作可并不少。那么本篇文章将简单介绍关于数据归档在使用时需要注意的事项。
一、信息的完整性与真实性
由于一些信息一开始储存于实物上的，其进行新媒体归档时人们需要使用拍照或是手录形式进行归档。此时录入者需要保证信息的真实性以及保证性，比如在进行拍照录入时需要保证照片内涵盖所需要进入归档的信息，避免在发现信息不全以需要重新拍摄。
二、检查归档是否符合标准
服务完善的新媒体归档一般会有着完善的一套录入标准。如进行录入是需要检查录入后的格式是否符合归档所需要的标准，以及归档时的标题是否规范。清晰规范的标题对后期进行文件寻找时更为有利，可减少大量搜索的时间。
三、检查信息的可读性
在归档结束后，用户需要进行导出并检查录入信息的可读性，尽量避免出现导入信息后无法读取的情况出现。同时现代电子产品虽然死机、出错的可能性较低，但为避免突发情况的出现，以及处于对信息负责的态度，用户还是需要进行利用多个储存设备进行储存。
以上则是相关与新媒体归档在使用时需要注意的事项。尽管看起来需要注意的事项较多，但事实上随着过去实物文档的归纳完成，大部分新文档只需系统自动在互联网上抓取，因此在人力上的消耗会随着时间的推移而逐渐减少。