所有的企业和公司在工作的同时都会使用到电子文档和文件这类电子文档文件内部的信息都是对于一家公司或者企业有着重要意义的，而且有些信息是对于企业和公司具有着较为高的价值的，所以如果随意的被泄露出去就可能会影响到企业的正常运行还可能会危害到企业未来的发展。
一.可进行加密
其实现在有许多的电子文档都可以进行加密工作由此保障文档内部的信息不会被泄露出去，而且这类文档只有通过特殊的密码才能够打开也正是因为这样对于其他人来说是无法正常的去打开文档，阅读其中的内容的只有设置加密文件密码的人才会知道怎样开启文档，编辑上文件密码之后的文档安全程度是比较高的。
二.有保存功能
其实还存在着保存功能也就是说当文档出现丢失，或者被删除的时候是可以通过特殊途径找回文档的，也正是因为这样对于公司的工作来说是一大帮助，文档一旦丢失只要使用找回按键或者系统软件就能够保障内部信息不会出现遗失的情况，保存功能是每个文档都具备的能力但是自动保存却不是。
三.有验证功能
在发送电子文档的时候可能其他收到文档的人并不能够了解这个文档是否是从正规途径转发而来的，而通过电子文档安全管理系统对于文档进行特殊设置之后就可以按照步骤从中发觉出文件本身的来源和其是否安全没有病毒存在。
当了解了上面三个有关于文档安全管理系统权限出来的优点之后能够知道的是在使用这个系统之后，文档的安全性就得到了提升并且即使文档产生丢失的情况，也能够有效的从其他方面进行找回不用担心文档的遗失会带给企业或者公司比较大的损失，如果公司的文档不见了那么就会让客户对其公司能力产生怀疑这是不可逆的。