像平常处理文档数量多的公司或个人，会考虑安装，旨在把所有文件统一置于防护性高的空间内，以备不时之需。品牌好的电子文件管理系统在市面上兴盛已久，前期经过不懈努力打造出良好外在形象，中后期的发展状态趋于稳定。像这类型的靠谱系统大体具备下文描述的三大特征，读完之后会树立起理性客观的认知体系。
1、大容量便于存储各式各样的文档
既然被冠之以电子文件管理系统的称号，涵盖的文档类别应符合多样化特点，不能对某些格式特殊的文档设立门槛，会带来格式转换等繁琐问题。系统的创建者应事先调查清楚消费者常用的格式，再根据此设置系统的准入门槛，避免出现遗漏。
2、能在短时内对所有文件分类存储
选服务好的电子文件管理系统无可厚非，不过也要记得明确该系统是否能在短时内完成分类存储，由操作者设立关键词，再分门别类的整合文件。这样一来，用户在电子文件管理系统中搜索文件时，不会耗费过多时间，能快速准确的定位到所需文件。
3、可根据文件重要程度设立准入密码
电子文件管理系统应具备的特征包括准入密码的设立，当非管理者的其他人员准备开启文档时，必须输入准确密码才能读取文件中的内容。一旦密码输入错误，或者打开方式不对，文件将自动锁定，唯有管理者才能解开，此举能有效提高安全性。
电子文件管理系统不同于以往见到的其他系统，前者对安全性、容量大小、存储方式要求严格，一切需以用户的要求为出发点。大家不妨换一种思考方式，在挑选系统的过程中可比对备选对象是否具备这些特征，依次完成粗选和细致化筛选。