一个优秀的系统非常的重要，如今无论是企事业单位，还是政务部门都非常重视电子文档安全，信息化高度发展，无纸化办公渗透在单位内部的各个角落，每一个企业、单位都有着非常多的电子文档信息，而这些电子信息如果不加以保护就会面临着被侵犯泄露的风险，一旦一些重要的电子文档、信息数据被泄露，就会给企业、单位带来巨大的损失，严重的甚至直接破产倒闭。那么一般优秀的安全管理系统都具备哪些特点呢？
优秀的电子文档安全管理系统从大的方面一般要具备两个特点，一是要达到公认的安全等级标准同时具有多种防护手段，保护文档安全；二是要系统轻便不冗杂，不会影响到原有的系统流畅度，同时不会因为各种防护手段而影响文档的正常编辑、查阅，不影响使用的便利度。
普通的安全管理系统非常容易遇到的问题就是系统的不兼容性，因为涉及到安全系统，很多电脑本身的系统并不对第三方的系统进行兼容，比如windows的防火墙等，而安全管理系统一般会根据需要对架构设计进行优化调整，使其不仅能够兼容各种操作系统，而且还适配国产cpu和国产操作系统，针对一些安全级别较高的文档，需要国产系统运行的也可以轻松适配。
优秀的电子文档安全管理系统综合利用多重安全防护手段，构建全方位的安全防护措施的同时，也设计了很多的便利操作，比如设计统一的文档分类体系，规范文档管理维度，让调取、查阅更容易同时，系统后台进行全过程的审计跟踪，如有泄密随时追踪，设置团队文档空间，增强团队知识交流，设置多重细分权限，有权限的可以全文检索，提高文档边界协作效率。