一台电脑一部手机往往是大多数工作党完成每日工作的必备物件，随着办公电子化智能化的发展为了调取方便和节省空间文件的电子存储逐渐取代了纸质存储，但由于各种外界原因很容易让原本储存在虚拟世界的文件丢失且不能被轻易找回，因此很多企业为员工建立极大的方便了员工对工作文件的管理。
现代人虽然已经非常熟悉电脑的操作可仍然避免不了临时停电或者电脑系统崩溃等外界突发的临时状况，当这种意外情况发生时正在编辑的文件或信息可能便会付之一炬，这不仅不能及时完成公司任务还降低了老板对员工的信任度，所以很多企业搭建起文件管理平台，这种平台自搭建后也受到员工的广泛好评。
办公场合临时停电的情况虽然时有发生但平台设立后可以避免因为停电文件丢失，因为使用者登录平台后所编辑的文件便会实时保存，并且编辑记录清晰明了避免编辑一半临时搁置后忘记思路的情况；此外对于文档的安全性也有很大的提升，原本的个人电脑很容易被侵入导致公司信息的泄露，但在平台上保存的文件有更高的机密程序设置因此很难从外界突破，并且对于该文件的使用者编者着以及临时查看者都有明确的痕迹标注，能够跟踪了解文档的使用情况；另外这种管理平台的操作非常容易上手可以打消员工难学的顾虑，让员工更好的接受和使用这种现代办公软件。
传统的纸质文件虽然不易丢失但随着时间流逝很容易出现损毁或者文字不清的情况，电子文件的出现虽然解决了这种情况但也存在丢失找不回的情况，针对这种情况搭建的电子文件管理平台让员工更加放心的留存和使用电子文件，不用为查找纸质文件的浪费时间和电子文件易丢失而烦恼。