企业的规模越大所需要储存的数据资料就越多，如何储存就成为了关键点，因为这些资料还是有用的，只是现阶段用不上，又不能进行销毁，对企业的发展不利，但又要找一个地方保存下来，对企业来说这一点很头疼，也正是这样的原因，越来越多的企业开始尝试新的保存方案，就是使用，通过这样的方式管理好企业的内部文件。
保证安全性
采用文件管理平台的方式，就是为了保障文件不被泄露保障安全，这一点很重要，通过文档加密的方式就不用担心文件被破解，用起来也更安全这是大家选择电子文件管理平台的初衷，就是为了保障文件安全，不被人查看，就算查看也需要有相应的权限，不是谁都可以看的。
操作更简单
像这样的文件管理平台操作起来还是很简单的，如果要将文件发给其他的客户，或者是员工查看，可以针对这样的情况加上水印。加上公司的水印之后，可以进一步保障文件设备安全使用，也不用担心文件被重复利用，这一点很重要。如果是将文件进行共享，也可以追溯到每一位使用者不用担心文件被泄露的情况。
分级有权限
员工的职位不同，权限也是不一样的，也正是这样的原因，文件管理平台会将员工的权限进行设置，不同员工所拥有的权限也是不一样的。不能让每个员工都能查看到重要文件，这样很容易造成文件的泄露，所以会针对这种情况对员工进行相应的文件权限的限制，这样就不用担心文件资料被泄露。
总的来说电子文件管理要保证安全实用，这才是根本，其他的作用都是附带条件，对于大部分企业来说安全更重要。如果安全都得不到保证，这样的电子文件管理平台也是不敢使用的。接着，再根据企业的需求来选择更合适自己的文件管理平台综合考虑之后，会发现有了这样的文件管理平台，对企业的发展也更有益处。